Como organizar documentos e papéis

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É preciso saber como organizar documentos e papéis pois eles fazem parte do dia-a-dia e se os deixarmos em desordem a nossa vida se transformará em um caos . Se  permitirmos que os documentos se acumulem, eles logo deixarão de ser uma simples pilha e se transformarão numa montanha. E nós,naturalmente, não queremos isso!
O que é realmente necessário manter? Onde e como arquivar a papelada? Comece pela organização dos papéis mais importantes para você e sua rotina. Depois cuide dos menos urgentes.

Evite o acúmulo de papéis sobre a mesa.

Muitas vezes, os papéis se acumulam sobre a mesa porquê não temos ao nosso alcance uma lixeira. Tenha à sua disposição um cesto de papéis . Se a sua cidade, empresa ou condomínio possui um programa de coleta seletiva, colabore! Compre uma lixeira de coleta seletiva. Se você achar realmente necessário ter os papéis sobre a mesa tenha uma bandeja empilhável para papel.

Utilize o método Eisenhower para organizar os papéis e documentos.

Se você encontrar muita dificuldade na hora de separar o que é importante e o que você pode jogar fora, utilize o método Eisenhower que falamos neste post. 

Pense duas vezes antes de imprimir.

Evite imprimir tudo o que aparecer na sua caixa de entrada do seu e-mail. Antes de imprimir, pergunte-se: “É realmente necessário imprimir?”. Além de economizar espaço e dinheiro a natureza agradece.

 Dê o primeiro passo.

Reúna todos os papéis espalhados pela casa ou pelo escritório. Selecione-os rapidamente em categorias. Ponha todos em caixas, com exceção dos mais importantes – que em geral se relacionam a projetos, finanças ou prazos. No passo seguinte, você pode começar a decidir o que vai fazer com cada um deles. Nesse meio-tempo, você saberá onde está toda a papelada que ainda não organizou.

Transforme pilhas em arquivos.

Primeiro passo: escolha uma pilha qualquer e faça uma lista das categorias de papel que encontrar. Isso vai ajudá-lo a ter idéia
dos vários tipos de arquivos que precisará criar. Estudos comprovam que 80% dos papéis arquivados nunca são procurados novamente. Por isso, antes de arquivar um papel, pergunte a si mesmo se realmente precisa dele. É necessário por razões legais ou tributárias? Mantenha-o. Existe uma cópia já arquivada? Descarte-o.

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Estudos comprovam que 80% dos papéis arquivados nunca são procurados novamente.

 

Arquive

Categorizar é organizar! Dê um domicílio para sua papelada, tenha um bom arquivo organizador de papéis. Lembre-se de que a razão principal para arquivar seus papéis é a facilidade de encontrá-los quando for necessário. Quando etiquetar uma nova pasta, pense numa palavra que defina os papéis que vai arquivar ali. Mas não precisa pensar muito: a primeira palavra que lhe vier à mente será provavelmente a melhor. Caso não tenha, considere comprar etiquetas para pastas suspensas.

Dica: Evite colocar etiqueta “Diversos” em arquivos e pastas. Se o conteúdo não tiver importância suficiente para merecer um rótulo próprio, será melhor arquivá-lo em outra pasta – ou talvez nem seja necessário guardá-lo.

Oriente-se pelas categorias mais comuns para formar seu arquivo:

A – Seguros – de carro, casa, vida, invalidez, médico
B – Finanças – contas bancárias, contas de crédito, hipotecas, investimentos
C- Propriedades – recibos de casa (reformas, decoração, objetos de valor), manuais e recibos de equipamentos eletroeletrônicos, documentos de compra de automóveis e recibos de oficinas.
D –  Impostos – recibos do ano em curso e outros documentos relativos a taxas em geral.
E -Registros médicos.
F – Registros veterinários

Dicas de como organizar seu arquivo:

- Se o conteúdo de uma pasta de arquivo exceder dois centímetros de espessura, separe-o em duas pastas.

- Prefira usar um grampeador para prender papéis, pois os clipes tendem a soltar ou enganchar-se em papéis ou pastas próximos.

- Use etiquetas de plástico, próprias para arquivos suspensos. Assim, quando quiser examinar o conteúdo de uma pasta, basta puxar a etiqueta e abrir a pasta sem tirá-la da gaveta.

- Coloque etiquetas coloridas em suas pastas para criar código de cores que diferencie as várias categorias de papéis arquivados. Adote também um código de cores para separar os arquivos profissionais dos pessoais ou para fazer qualquer outra distinção que quiser.

 Dica: Não perca tempo arquivando papéis desnecessários. Não há por exemplo, razão para conservar contas pagas de tarifas públicas por mais de cinco anos. Arquive essas e descarte o restante.

 - Confira cuidadosamente os canhotos de cheques e guarde apenas os mais recentes, dos quais você pode precisar por vários motivos, inclusive para a comprovação de pagamentos.

- Libere espaço em seus arquivos eliminando papéis e pastas dos quais já não precisa. Trabalhe em uma gaveta de cada vez e comece pelas pastas da frente, quando interromper a limpeza, marque a pasta em que parou para saber em que ponto recomeçar.

- Rasgue todos os papéis dispensáveis relativos a finanças que contenham dados pessoais de identificação, inclusive senhas bancárias, para reduzir o risco de roubo ou fraude de identidade.

- Não se preocupe em criar o sistema de organização PERFEITO para arquivar contas e outros papéis. O que está feito está perfeito.

- Mantenha o arquivo morto separado do arquivo ativo. Talvez você esteja pensando que precisa de outro gabinete, quando na verdade basta apenas liberar espaço no arquivo ativo armazenando o excesso de pastas no arquivo morto. Pasta relativas a projetos concluídos é um bom exemplo.

- Remova o arquivo morto – com pastas suspensas e tudo – para uma prateleira mais alta do armário ou para a garagem, por exemplo. É recomendável organizá-lo em caixas do mesmo tamanho que possam ser empilhadas com segurança.

- Deixe as revistas e outros materiais de leitura nos locais em que você costuma ler – em sua pasta ou bolsa, para ler durante o trajeto entre a casa e o trabalho, por exemplo, ou em sua mesa-de-cabeceira.

- Destine uma pasta organizadora para suas receitas culinárias. Organize-as por temas, como por exemplo: massas, sobremesas, saladas, etc.

 Revistas

 

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As revistas a longo prazo ocupam muito espaço e muitas pessoas tem receio de jogá-las fora. Cancele as assinaturas de revistas que não leu nos últimos 3 meses. Talvez receba um reembolso pelo período das assinaturas que não usou. Há também a alternativa de suspender temporariamente as assinaturas ou transferí-las a um amigo ou parente mediante a solicitação de alteração do nome e do endereço para remessa.

- Não conserve todas as edições das revistas que assina. Decida quais delas gostaria de guardar – conforme o espaço de que você dispões, é claro. Descarte o restante.

- Guarde apenas os catálogos mais recentes e descarte os outros.

- Em vez de guardar revistas inteiras para consulta posterior, destaque e arquive apenas os artigos de seu interesse.

- Deixe as revistas ao seu alcance, de preferência em um porta revistas na sala, e dedique tempo para lê-las.

Dica: Um truque inteligente para arquivar catálogos de seu interesse: abra o catálogo bem no centro e pendure-os nas bordas da gaveta de pastas suspensas.

Organizar documentos e papéis geralmente é uma das tarefas mais árduas seja no escritório ou dentro de casa. Apesar do esforço, você verá que toda mudança de hábito que promova a organização, trará grandes benefícios à todos que utilizam o ambiente.

 

 

 

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